SaaSPublié

ark.plan

Plateforme de gestion de cabinet tout-en-un : prise de rendez-vous intelligente, time tracking, analytics, rappels automatiques et blocage temps de trajet — synchronisée avec Google Calendar et Google Maps.

Clientark.swiss (Produit interne)

Année2026

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Contexte

Genèse du projet

Nos clients nous contactaient par email, téléphone ou WhatsApp pour planifier des rendez-vous. Les solutions existantes (Calendly, Cal.com) étaient payantes, rigides, et ne couvraient qu'une fraction de nos besoins. Nous avons développé ark.plan comme une plateforme complète de gestion de cabinet : booking intelligent avec file d'attente, time tracking par projet et client (style Toggl), dashboard analytics, rappels automatiques multi-canaux (Email + WhatsApp), et blocage intelligent des temps de trajet via Google Maps. Le tout synchronisé en temps réel avec Google Calendar et déployé via Docker.

ark.plan - Vue split-view des rendez-vous

Administration — Split-view avec liste des rendez-vous et détail, filtres par statut et recherche intégrée

01Le défi

Problématique client

Gérer un cabinet impliquait de jongler entre booking, suivi du temps, rappels et planning — avec des outils fragmentés et inadaptés.

Va-et-vient de messages pour trouver un créneau, no-shows fréquents sans rappels

Double-bookings entre agendas personnels et professionnels

Aucune solution ne combine booking + time tracking + analytics + rappels

Pas de prise en compte du temps de trajet entre les rendez-vous externes

Suivi du temps passé par projet et client manuel et imprécis

ark.plan - Admin mobile avec bottom tab bar

02Notre approche

Solution technique

Une plateforme tout-en-un combinant booking intelligent, time tracking, analytics et automatisations — synchronisée avec Google Calendar et Google Maps.

Booking public en 4 étapes avec file d'attente intelligente et choix vidéo/appel

Synchronisation bidirectionnelle Google Calendar avec cache et webhook invalidation

Rappels automatiques Email + WhatsApp configurables (24h, 2h, 1h, 30min)

Blocage intelligent du temps de trajet via Google Maps Distance Matrix API

Time tracking Toggl-like : timer persistant, projets, clients, rapports et export CSV

Dashboard analytics : KPIs, heatmaps heures populaires, tendances et taux de remplissage

Décisions clés

Plateforme tout-en-un plutôt que multiples outils fragmentés
Google Calendar API bidirectionnelle avec reconciliation et cache in-memory
Time tracking intégré avec taux horaires CHF par projet/client
Rappels multi-canaux (Email + WhatsApp) pour réduire les no-shows
Admin mobile-first avec bottom tab bar + desktop premium glassmorphism

Disponibilités & temps de trajet

Créneaux par praticien avec exceptions granulaires. Le temps de trajet est bloqué automatiquement via Google Maps selon le mode de transport.

Créneaux par jour et par praticien
Exceptions granulaires (journée ou créneaux spécifiques)
Blocage automatique du temps de trajet (Google Maps)

Fonctionnalités

Points forts

Booking intelligent

Réservation en 4 étapes (< 1 min) avec file d'attente, choix vidéo Google Meet ou appel, et créneaux 3 états (disponible, en attente, occupé).

Time tracking Toggl-like

Timer persistant dans le header admin, projets, clients, tags et taux horaires CHF. Rapports multi-dimensions avec export CSV.

Dashboard analytics

KPIs en temps réel, heatmap des heures populaires, taux de remplissage, tendances et export CSV. Filtres par période et praticien.

Rappels Email & WhatsApp

Rappels automatiques configurables (24h, 2h, 1h, 30min) via Email et WhatsApp Cloud API pour éliminer les no-shows.

Temps de trajet intelligent

Blocage automatique basé sur Google Maps Distance Matrix. Mode transport et marge configurables par praticien.

Google Calendar bidirectionnel

Synchronisation temps réel avec 11 calendriers, webhook invalidation, cache in-memory et réconciliation automatique.

Admin mobile & desktop premium

Bottom tab bar native-style sur mobile. Desktop glassmorphism avec split-view, DataTable et micro-animations.

Multi-praticiens & espace client

Rôles Admin/Praticien, espace client authentifié (magic links), modification et annulation de rendez-vous avec négociation.

ark.plan - Formulaire contact + type de RDV

ark.plan - Dashboard admin glassmorphism

03Résultats

Impact du projet

Un outil interne devenu une plateforme de gestion complète, éliminant les frictions de planification et de suivi.

< 1 min

pour réserver

calendriers synchro

no-shows (rappels)

v2.0

4 modules majeurs

langues

PWA

installable

Zéro double-booking grâce à la synchronisation bidirectionnelle
No-shows quasi éliminés grâce aux rappels Email + WhatsApp
Time tracking intégré avec rapports multi-dimensions et export CSV
Admin premium avec glassmorphism, split-view et bottom tab bar mobile

Synchronisation & cache intelligent

11 calendriers connectés avec webhook invalidation et cache in-memory. Réconciliation automatique des événements supprimés côté Google.

Webhook invalidation + cache in-memory (< 30s de fraîcheur)
Réconciliation bidirectionnelle automatique
Google Meet créé à la confirmation du RDV

Technologies

Stack technique

Nuxt 4 Vue 3 Drizzle ORM PostgreSQL Docker Google Calendar API Google Maps API WhatsApp Cloud API

Multi-praticiens & espace client

Chaque praticien a ses disponibilités, calendriers et time tracking. Les clients disposent d'un espace authentifié pour gérer leurs rendez-vous.

Rôles Admin et Praticien distincts
Espace client avec magic links et gestion de profil
Modification/annulation avec négociation et propositions

Besoin d'une plateforme de gestion sur mesure ?

Booking, time tracking, analytics — nous adaptons ark.plan à vos besoins ou créons votre solution personnalisée.

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